Vernieuwd en verbeterd inschrijfproces van ouders voor kinderen, met nieuwe software

Voorheen was het zo, dat ouders, heel simpel gezegd, hun aanvraag voor een opvangplek voor hun kind indienden en vervolgens moesten wachten wanneer het antwoord kwam. Die tijd ligt, in elk geval bij Partou, grotendeels achter ons. Sinds enige tijd maken we gebruik van een innovatieve online planningstool die het inschrijfproces flink heeft vergemakkelijkt en geautomatiseerd. Ouders weten gelijk waar ze aan toe zijn: ze zien in één oogopslag op welke dagen er plek is voor hun kind op de locatie van hun voorkeur en wat de prijs is. Als ze dat willen, kan de inschrijving direct definitief worden gemaakt zonder dat er contact met een medewerker of papier aan te pas komt.

Vernieuwing geeft ruimte

"We hebben met deze tool geprobeerd zoveel mogelijk standaard werk van de planners te digitaliseren", legt projectleider Lex van der List uit. "De basis van het plannen bestaat uit het combineren van de beschikbare informatie: wat is de behoefte van de ouders, waar is er plek?" "Maar", voegt hij daar meteen aan toe. "software kan in de informatie die voorhanden is niet interpreteren. Er zijn altijd uitzonderingen of speciale omstandigheden die mogelijkheden bieden die de online tool niet kan deduceren. De menselijke input van de planners blijft dan ook cruciaal. En juist door de digitalisering van de eerste stappen hebben zij daar nu meer tijd voor."

Lex, die inmiddels tien jaar bij Partou werkt, stond aan de basis van de ontwikkeling van de planningstool. "We wilden self-service voor de ouders mogelijk maken, waarbij zij zelf in control zijn van de inschrijvingen en op elk gewenst moment een inschrijving kunnen doen", legt hij uit. "Voorheen was dit proces voor ouders best frustrerend, want ze wisten nooit hoe snel ze antwoord zouden krijgen. Op die onzekerheid zit geen enkele moderne, verse ouder te wachten."

Meer transparantie

Die transparantie biedt de tool wél, beklemtoont de projectleider. Ouders vullen een aantal gegevens in, zoals de postcode, de leeftijd van een kind en de soort opvang die wordt gezocht, en het systeem biedt binnen no-time de mogelijkheden die voorhanden zijn. "Het kan natuurlijk voorkomen dat bij de dichtstbijzijnde opvang op het gewenste moment geen plek is", voegt Lex daar aan toe. "Maar dan worden er direct alternatieven geboden. Vaak kiest een ouder voor de dichtstbijzijnde opvang, terwijl er soms ook plek is op een locatie op weg naar het werk van de ouder bijvoorbeeld.

Doordat de tool voor ouders de eerste slag maakt, hebben de planners meer tijd voor speciale verzoeken of specifieke wensen. Dat vertelt planner Esther Koek, die samen met haar collega Angelique Heijsman vanaf het eerste uur betrokken was bij het project. Planners kregen voorheen alle inschrijvingen en opvangwensen van ouders binnen via de mail. De inschrijvingen zullen nu steeds meer automatisch via de planningstool beoordeeld worden. "Ik was eerst wat huiverig, omdat ik dacht dat onze diensten door deze aanpassingen niet meer nodig zouden zijn", bekent ze. "Maar het tegendeel is waar. Deze vernieuwing heeft ons juist meer ruimte gegeven om een extra slag te kunnen maken voor de ouders. Bij maatwerk komt altijd mensenwerk kijken: wij zijn de belangrijkste finishing touch van deze tool."

Beter overzicht

Zo hebben de planners een 'helikopterview' die het systeem niet heeft. "Soms kan je door iets te schuiven meer kinderen een plek bieden", legt Esther uit. "Als er door een wijziging van huidige klanten iets vrijkomt, zien wij meteen waar we nieuw te starten kinderen bijvoorbeeld van groep kunnen laten ruilen. Op die manier kunnen wij de kindplekken of inzet van de pedagogisch medewerkers optimaliseren."

Door het nieuwe systeem krijgen manager van de Partou-locaties ook een beter inzicht in de vraag naar opvang en de behoeften van ouders: "Op die manier gaan we de wachtlijsten voor opvang te lijf. Wij overleggen op basis van de informatie die wij krijgen ook met de locatiemanagers hoe zij hun groepsindelingen structureel slimmer kunnen vormgeven.

Een vervolgstap is de zogenoemde wachtlijstmanager, een project waarmee Partou nu experimenteert. Dit is een uniek systeem dat 24/7 monitort of er plekken vrijkomen waarmee ouders die zich hebben aangemeld, geholpen kunnen worden. Dit wordt dan direct teruggekoppeld naar de ouders. Dit systeem moet in 2024 verder worden uitgerold: de intentie is dat komend jaar, ruim driekwart van alle locaties op deze wachtlijstmanager wordt aangesloten. "Maar dan nog moeten wij als planner de steeds veranderende, optimale voorwaarden creëren waarmee de planningstool goed zijn werk kan doen", bevestigt Esther. "Er zal altijd een menselijke hand nodig zijn voor de uitzondering of voor de moeilijk te analyseren situaties en klussen."